Widget đồng hồ thế giới cho đội làm việc từ xa

Nếu bạn làm việc với khách hàng ở Nhật, Mỹ, châu Âu hay Úc, một widget đồng hồ thế giới trên màn hình chính sẽ giúp bạn trả lời ngay câu hỏi quen thuộc: "Bên đó bây giờ là mấy giờ?". Không cần mở app, không cần tính nhẩm, bạn biết lúc nào nên nhắn tin, lúc nào nên đề xuất họp và lúc nào nên để đồng nghiệp nghỉ ngơi. Bài viết này chia sẻ cách thiết lập widget đồng hồ thế giới hiệu quả cho đội làm việc từ xa.

#Vì sao dân làm việc từ xa cần nhìn nhanh múi giờ?

Ở Việt Nam, rất nhiều người làm trong ngành outsourcing phần mềm, thiết kế, chăm sóc khách hàng hay marketing cho đối tác nước ngoài. Một ngày làm việc điển hình có thể là: buổi sáng trao đổi với khách hàng Nhật, buổi chiều nhận phản hồi từ châu Âu, buổi tối hoặc sáng sớm họp với đội ở Mỹ.

Tính nhẩm múi giờ vài lần mỗi ngày nghe thì đơn giản, nhưng dễ sai, nhất là khi một bên vừa chuyển giờ mùa hè. Một widget luôn hiển thị giờ hiện tại của các thành phố quan trọng giúp bạn:

• Tránh gửi tin nhắn lúc nửa đêm của người nhận.
• Đề xuất giờ họp hợp lý cho cả hai bên ngay khi đang trò chuyện.
• Biết khi nào nên chờ phản hồi và khi nào nên nhắc lại.

#Chọn thành phố cho widget

Hãy chọn theo con người, không chọn theo bản đồ. Chỉ thêm những nơi bạn thực sự làm việc cùng hằng tuần, thường là hai đến bốn thành phố.

Một vài gợi ý phổ biến:

Luôn giữ thêm giờ của chính bạn (Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh, cùng UTC+7) trong widget để có mốc so sánh, nhất là khi bạn đang đi công tác.

#Đặt tên theo đồng đội hoặc khách hàng

Thay vì "Berlin", hãy đặt nhãn là "Anna – PM" hay "Khách Đức". Thay vì "Tokyo", hãy đặt "Team Tanaka". Nhãn theo người giúp bạn liên tưởng ngay: "Bây giờ là 18 giờ chỗ Anna, chắc chị ấy sắp về rồi."

Một số mẹo nhỏ:

• Dùng tên ngắn để không bị cắt trên widget cỡ Nhỏ và Vừa.
• Nếu một thành phố có nhiều người, đặt theo tên nhóm hoặc dự án.
• Sắp xếp theo thứ tự từ đông sang tây hoặc theo mức độ quan trọng.

#Lưu ý về giờ mùa hè

Việt Nam không dùng giờ mùa hè, nên nhiều người dễ quên rằng chênh lệch với châu Âu, Mỹ và một phần nước Úc thay đổi hai lần mỗi năm. Khi đối tác chuyển sang hoặc ra khỏi giờ mùa hè, giờ họp quen thuộc của bạn có thể bị lệch một tiếng.

Ngoài ra, châu Âu, Mỹ và Úc không đổi giờ cùng một ngày, và Úc ở Nam bán cầu nên đổi giờ theo mùa ngược lại. Vì thế có những tuần chênh lệch "lạ" so với bình thường.

Một widget đồng hồ thế giới dựa trên múi giờ của từng thành phố sẽ tự tính theo quy tắc của thành phố đó, nên bạn không phải tự nhớ. Tuy vậy, vào những tuần chuyển giờ, hãy chủ động xác nhận lại lịch họp định kỳ với đối tác.

#Lên lịch họp trong khoảng giờ chồng nhau

Bí quyết của đội làm việc từ xa là tìm khung giờ làm việc chồng nhau và bảo vệ nó.

1. Xác định giờ làm việc của mỗi bên, ví dụ 9:00–18:00 giờ địa phương.
2. Nhìn widget để tìm phần giao nhau. Với Nhật Bản, hai bên trùng gần hết ngày. Với châu Âu, khoảng chồng nhau thường rơi vào buổi chiều giờ Việt Nam. Với bờ Tây nước Mỹ, gần như không có giờ hành chính trùng nhau, nên một bên phải họp sớm hoặc muộn.
3. Luân phiên giờ "khó": nếu buộc phải họp sáng sớm hoặc tối muộn, hãy thay phiên để không phải lúc nào cũng là một bên chịu thiệt.
4. Ưu tiên trao đổi không đồng bộ: tài liệu, tin nhắn có ngữ cảnh đầy đủ, video ngắn quay màn hình. Họp chỉ khi thực sự cần.

#Kết hợp đồng hồ thế giới với lịch sự kiện

Đồng hồ thế giới cho biết "bây giờ", còn widget lịch sự kiện cho biết "sắp tới". Đặt hai widget cạnh nhau, hoặc xếp chồng trong một Smart Stack trên iPhone, bạn có ngay bức tranh đầy đủ: cuộc họp tiếp theo lúc mấy giờ và giờ đó tương ứng với buổi nào bên khách hàng.

Bạn cũng có thể thêm một widget đếm ngược cho deadline dự án hoặc ngày release để cả đội cùng giữ nhịp. Với WidgyKit, các widget đồng hồ thế giới, lịch và đếm ngược dùng chung một phong cách nên đặt cạnh nhau vẫn gọn mắt. Nếu bạn còn cân nhắc giữa một app hay nhiều app widget, hãy đọc một app widget hay nhiều app.

#Phép lịch sự khi nhắn tin ngoài giờ

Biết giờ của người khác cũng là một cách tôn trọng họ. Vài nguyên tắc đơn giản:

• Nhìn widget trước khi gửi: nếu bên kia đang là 23 giờ, cân nhắc hẹn giờ gửi tin nếu ứng dụng nhắn tin hỗ trợ.
• Nói rõ không cần trả lời ngay: một câu như "Không gấp, anh xem khi nào tiện nhé" giúp người nhận yên tâm.
• Ghi giờ kèm múi giờ khi đề xuất lịch, ví dụ "15:00 giờ Việt Nam (17:00 giờ Tokyo)".
• Tôn trọng ngày nghỉ lễ của đối tác. Ngược lại, hãy báo trước cho khách hàng về kỳ nghỉ Tết của đội bạn.

#Câu hỏi thường gặp

#Widget đồng hồ thế giới có cần kết nối mạng không?

Giờ được tính từ đồng hồ của máy và quy tắc múi giờ, nên không cần mạng để hiển thị. Hệ điều hành điều phối việc làm mới widget để tiết kiệm pin.

#Nên dùng cỡ widget nào?

Cỡ Nhỏ cho một hoặc hai thành phố, cỡ Vừa cho ba đến bốn thành phố kèm nhãn tên. Xem cách thêm widget trên iPhone hoặc Android.

#Lời kết

Một widget đồng hồ thế giới nhỏ có thể giúp đội làm việc từ xa bớt nhầm lẫn, họp đúng giờ hơn và lịch sự hơn với nhau. WidgyKit có mẫu đồng hồ thế giới ở cả ba kích cỡ, kết hợp tốt với lịch và đếm ngược trong cùng một phong cách. Xem thêm các tính năng để thiết lập màn hình chính cho ngày làm việc của bạn.